PrioriTIJD

Waarom heb ik altijd te weinig tijd?
Soms lijkt het wel of ik structureel te weinig uren heb om alles wat ik wil doen in te plannen. En als er dan onverwachts iets uitvalt, is deze ruimte ook zo weer ingevuld door iets anders.

Prioriteiten
"Het is gewoon een kwestie van prioriteiten stellen" zegt een collega-ondernemer tegen mij die zelf net een bestuursfunctie op zich gaat nemen in de ondernemerskring die ik begeleid. Natuurlijk is dat zo, dat zeg ik ook altijd tegen mij zelf. Mijn prioriteiten probeer ik ook te managen aan de hand van een notitieblok op mijn bureau en door mijn agenda nauwkeurig in te vullen.

Overzicht aan de hand van lijsten
In mijn laatste HRM-baan werd ik wel gekscherend Alijst Overzicht genoemd, juist vanwege mijn wijze van werken en mijn behoefte aan structuur daarbij.

Toch loop het wel eens uit de hand
In het algemeen lukt het mij goed om het overzicht te bewaren, mijn afspraken daarbij na te komen en ook nog tijd voor ontspanning over te houden. Een enkele keer gaat het mis: ik kan mijn ToDo blok even niet vinden, ik gebruik een los blaadje om even iets te noteren, vervolgens een geel pick-up blaadje dat niet meer plakt om een telefoonnummer op te schrijven, er komt een mailbericht binnen waar ik snel op wil reageren, ik moet nog een paar mensen terugbellen en voor ik het weet zit ik als een kip zonder kop in een papiermassa te zoeken, is de dag om en weet ik niet of en hoe laat ik de hond heb uitgelaten.

Dan is het weer even tijd voor prioriteiten stellen.
De matrix van Eisenhouwer is een hulpmiddel om je prioriteiten inzichtelijk te maken.


            Matrix van Eisenhouwer


Voorbeelden van mogelijke activiteiten in de verschillende vakken van het kwadrant
I Zo snel mogelijk afhandelen: deadlines, afspraken, mensen die je beloofd hebt terug te bellen, problemen, crises.
II Plannen en dan op tijd afhandelen: netwerken, relaties opbouwen, vakliteratuur bijhouden, seminars/beurzen bezoeken, voorbereiden.
III Delegeren en nee zeggen: sommige telefoontjes, sommige post/mail
IV Weggooien: overbodige zaken, surfen op internet

Aan welke vakken besteed je de meeste tijd?
Afhankelijk van je eigen voorkeur hoe je zaken organiseren wil, moet je ook alert zijn op je tijdsbesteding in de verschillende vakken. Ik ben zelf iemand die vroegtijdig zaken plant en mij het meest prettig voel als ik de verschillende activiteiten, zowel op de korte als de lange termijn in beeld heb. Gevaar daarbij is wel eens dat ik zaken die in vak 2 thuishoren, naar vak 1 trek. Dit betekent onnodig veel tijdsdruk. Bovendien is het niet altijd handig. Er verandert nog wel eens iets, waardoor een activiteit die je (te ) vroeg uitvoert, eigenlijk overbodig is geworden.

Dagplanning
Als ik een dag  'kantoorwerk' heb, werkt een dagplanning bij mij het best. Ik maak een lijst met welke taken ik in elk geval wil doen die dag en ik doe de belangrijkste zaken eerst. Als ik dan tijd over heb kan ik nog wat zaken uit vak 3 en 4 doen.

Iedereen heeft zijn eigen stijl om tijd beheersbaar te maken
Er zijn mensen die weinig plannen en de dag nemen zoals deze zich aandient. Daar is niets mis mee, zolang het voor je zelf (en je omgeving) werkbaar is. Er zijn ook mensen die behoefte hebben aan duidelijke schema 's om hun tijd in te delen. Hoe dan ook, bepaal je eigen prioriteiten en zoek hulp als je dat niet lukt.

Je zult nergens ooit tijd voor vinden. Als je tijd wilt hebben zul je die moeten maken.
Charles Buxton