10 tips om nieuwe medewerkers snel optimaal te laten functioneren

Wat zijn de voorwaarden voor succesvol functioneren?

Sir John Withmore beschrijft in zijn boek: Coaching for Performance de essentie van goed functioneren: " Zelfachting, zelfvertrouwen en presteren vormen een naadloos geheel. Dit moet ook gelden voor presteren, leren en genieten -als je goed wil blijven functioneren".

Zijn er in uw bedrijf ook regelmatig nieuwe medewerkers?

In de huidige economische markt zijn er bij bedrijven veel wisselingen van medewerkers. Door de economische groei zullen ook extra medewerkers nodig zijn. Om het afbreukrisico en daarmee de kosten van onder andere werving en selectie en ziekteverzuim te minimaliseren is het van groot belang de nieuwe functionaris snel te laten 'inburgeren' in de organisatie.

Van onzekerheid naar zelfvertrouwen

Wanneer een medewerker start bij een bedrijf kost het enige tijd voordat hij/zij zodanig geacclimatiseerd is dat hij/zij optimaal kan functioneren. Dit heeft een aantal redenen. De belangrijkste zijn vaak gelegen op het vlak van persoonlijke aandacht en interesse en duidelijke communicatie. Zelf heb ik jarenlang als manager P&O met de introductie van nieuwe medewerkers binnen een bedrijf te maken gehad. Nu ik als coach mensen in nieuwe functies begeleid, merk ik dat een nieuwe functie vaak gepaard gaat met onzekerheid. U kunt helpen deze onzekerheid snel om te buigen naar zelfvertrouwen.

Hoe kunt u nieuwe medewerkers helpen sneller succesvol te zijn?

1) Voer als directielid of niet-directe collega ook eens een informeel gesprek met de nieuwe medewerker. Medewerkers worden vaak wegwijs gemaakt in de organisatie door een directe collega of leidinggevende. Het heeft een bewezen positief effect dat een directeur de naam kent van de nieuwe medewerker en ook eens een praatje maakt met hem/haar.

2) Zorg voor een vaste collega die wegwijs maakt in de bedrijfscultuur. De formele bedrijfsregels zijn vaak wel schriftelijke vastgelegd. Waar een nieuwe medewerker behoefte aan heeft zijn de juist wat informelere zaken zoals wegwijs worden in het lunch-en kantinegebruik, deelname aan eventuele vrijdagmiddagborrels, gebruiken bij verjaardagen etc.

3) Gebruik een portretgalerij met alle foto's, namen en functies van de medewerkers. Dit werkt tweeledig. De nieuwe medewerker leert zo gemakkelijker en sneller zijn nieuwe collega's kennen. Omgekeerd zullen medewerkers sneller hun nieuwe collega leren (her)kennen. Hierdoor wordt het onderlinge contact persoonlijker.

4) Plan gesprekken tussen de nieuwe medewerker en verschillende (sleutel)functionarissen in de eerste werkweken. Door gesprekken met nieuwe collega's krijgt de nieuwe medewerker sneller een beeld van het reilen en zeilen in het bedrijf. Bovendien krijgt hij een beter beeld van de organisatie als geheel.

5) Laat de leidinggevende regelmatig (bijvoorbeeld elke twee weken) kort inventariseren hoe de nieuwe medewerker het bevalt binnen het bedrijf. Vaak wordt automatisch aangenomen dat geen bericht, goed bericht is. Ik heb zelf wel eens meegemaakt dat iemand binnen zijn proeftijd van 2 maanden opstapte. Niemand had dit verwacht en de medewerker zelf had ook niets laten weten. Dit had voorkomen kunnen worden door een gesprek en tijdig bijsturen op de punten waar de medewerker moeite mee had.

6) Als de leidinggevende tevreden is over het functioneren, laat dan deze feedback ook regelmatig horen. Hiervoor geldt ook weer: vaak wordt alleen een gesprek aangegaan wanneer zaken niet goed gaan. Juist als men tevreden is, is het zinvol om dit ook te melden aan de nieuwe medewerker. Dit heeft een versterkend positief effect op zijn functioneren.

7) Geef altijd een terugkoppeling na het aandragen van ideeen en verbeterpunten van nieuwe medewerkers. Vaak hebben nieuwe medewerkers initiatieven om zaken anders aan te pakken, bijvoorbeeld om dat zij dit bij een vorige werkgever zo gewend waren. Ongeacht het besluit van het bedrijf of het wel of niet een bruikbaar idee is om over te nemen, is een terugkoppeling noodzakelijk. Niets is zo dodelijk voor mensen als zij of het idee ineens gelanceerd zien, zonder dat zij wisten dat het een goed idee was, of dat er niets veranderd, maar dat dit ook niet gecommuniceerd wordt.

8) Schenk extra aandacht aan schoolverlaters in hun eerste baan. Voor de starters op de arbeidsmarkt is het werken in een organisatie sowieso erg wennen. Vaak hebben zij alleen nog maar een stageperiode bij een bedrijf doorgebracht of werken zij als zaterdaghulp in een supermarkt. Voor de een is dit uiteraard anders dan voor de ander, maar er zijn starters die het al lastig vinden om een telefoongesprek te voeren. Wat extra steun en begeleiding vanuit de organisatie is dan noodzakelijk.

9) Geef in feedbackgesprekken aan dat je door ervaring in een functie mag groeien. Veel medewerkers in een nieuwe functie denken dat zij al net zo veel moeten weten als hun collega's die het vak al jaren uitoefenen of die al jaren bij hetzelfde bedrijf werken. Dit ondermijnt hun zelfvertrouwen. Door in gesprekken ruimte te creeren voor leer-en groei trajecten in de functie is men minder onzeker.

10) Zorg ervoor dat een manager wordt ervaren als een steun en niet als een bedreiging. Wanneer een manager zijn medewerkers coacht, zullen de medewerkers in hun groeiende ontwikkeling veel meer verantwoording op zich nemen, waardoor de manager zijn handen vrij krijgt voor andere vraagstukken. Door dit proces wordt het werk het gehele jaar door goed gedaan, ontwikkelen de medewerkers zich zelf en ontstaat er veel zelfvertrouwen.

© Aleid Overbeek