Afspraak is geen afspraak?

Afspraak is afspraak is een veel uitgesproken waarde voor een aantal mensen. Mijn ervaring is dat dit niet voor iedereen geldt. Het valt mij op dat gemaakte afspraken soms kort van te voren en ook wel eens helemaal niet afgezegd of verzet worden.

Volle agenda’s zorgen ervoor dat het ene ‘gat’ met het andere gevuld wordt. Mensen raken verstrikt in hun eigen planning en tijdschema en gaan dan afspraken annuleren of vergeten deze zelfs.

Prioriteiten en keuzes zijn door mensen zelf te stellen. Als je hierbij niet afhankelijk bent van anderen, kun je je tijd helemaal zelf indelen. Werk of leef je samen met anderen, dan heeft een keuze in jouw agenda ook consequenties voor de agenda van die ander.

Respect is een waarde die hier ook mee samenhangt. In hoeverre respecteer je de tijd van anderen? Bijvoorbeeld bij een vergadering: als jij te laat komt, wat betekent dit voor de anderen? Of als je de voorzitter bent van die vergadering, laat je dan alle anderen wachten en wat betekent dit voor hun tijd?

Communicatie in de vorm van terugkoppeling beschouw ik als een grote waarde om respectvol met elkaar om te gaan. Bijvoorbeeld in mijn positie van klant stel ik een vraag. De ander heeft hierop geen direct antwoord. Als die ander mij dan belooft mij daarover later te informeren, verwacht ik ook dat deze afspraak binnen een vooraf besproken termijn wordt nagekomen. Als de termijn om is en ik heb niets gehoord vind ik dat niet correct. Regelmatig komt men dan, na opnieuw contact zoeken van mijn kant, met de opmerking dat het gevraagde antwoord nog onbekend is. Een tijdige terugkoppeling over de actuele stand van zaken, ook al is het definitieve antwoord nog onbekend, getuigt in elk geval van respect en aandacht voor de klant.

Afspraken SMART maken kan helpen om de wederzijdse verwachtingen op een lijn te houden. ‘Binnenkort’ kan voor de een binnen een week zijn, voor de ander binnen een maand. (SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden, zie voor uitgebreidere uitleg van SMART mijn nieuwsbrief van november 2007)

Onlangs was ik betrokken bij de organisatie van een netwerkevenement waarbij we ca 400 ondernemers hadden uitgenodigd voor een ontbijtbijeenkomst vanaf 7.00 uur ‘s morgens. Van de 400 genodigden waren er na twee nabelrondes 103 definitieve aanmeldingen. Voor iedereen was een naambadge beschikbaar op die ochtend. Na afloop bleken er 28 badges te zijn blijven liggen, terwijl er wel 100 gasten geweest zijn. Conclusie: 28 mensen zijn niet komen opdagen, terwijl zij zich wel hadden aangemeld en een ongeveer even groot aantal is spontaan gekomen naar aanleiding van een persbericht, waar overigens in heeft gestaan dat aanmelding noodzakelijk was.

Eind goed al goed zou je dit resultaat wel kunnen noemen. Uiteindelijk zijn de spontane gasten gemotiveerder dan de wegblijvers (een enkeling met een zwaarwegende reden uitgezonderd) En als de wegblijvers alsnog gekomen waren hadden we een capaciteitsprobleem gehad voor wat betreft de locatie en de tijdsduur van de bijeenkomst. Dan hadden wij onze afspraak van ’9.00 uur einde bijeenkomst’ ook lastig na kunnen komen.

Toch zal ik zelf niet gauw bij de wegblijvers of spontane aanmelders horen. Ik neem het maken van afspraken serieus. Het kan best eens voorkomen dat ik een afspraak wil verzetten, dit doe ik dan ruimschoots van te voren. Ook onze kinderen geven we mee dat als je je ergens voor opgeeft je ook meedoet en als je niet kunt of wilt ruilen: op tijd regelen.

Afspraken maken met jezelf is een standaard onderwerp tijdens coachingstrajecten. Ik kan mensen ondersteunen in het zoeken naar antwoorden op een coachvraag, maar het ‘doen’ ligt bij degene die gecoacht wordt. Hier zie ik vaak twee uitersten: de ene groep legt de lat hoog en gaat hard aan de slag met hun leerdoelen. Anderen hebben moeite met het concreet zetten van stappen. De wil om dingen te veranderen is er wel maar men komt niet tot handelen. De vraag hierbij is: hoe serieus neem je de afspraken met jezelf? Inzicht zonder handeling brengt namelijk geen verandering!

Graag maak ik binnenkort een afspraak met u!